Catalogación

De Kobli koha

Contenido

Crear nuevos registros

Crear un registro MARC de forma manual

Los registros MARC se pueden agregar catalogando el material original o importándolo desde un servidor remoto.

Si se desea catalogar directamente se ha de pulsar en el botón "Nuevo Registro" para añadir un nuevo registro. Hay que elegir la plantilla que se utilizará para la estructura MARC del registro bibliográfico. En la lista desplegable se muestran las plantillas que se tienen definidas. Se puede elegir desde el desplegable que se muestra a continuación:

Imagen:añadir registro.png

Después de haber elegido la plantilla sobre la que se va a trabajar se muestran los campos MARC que vienen predefinidos en ella:

Imagen:agregar registros MARC.png Existen distintos campos MARC:

1.Los campos de control que son cumplimentados automáticamente por el sistema
2.Los campos cuya información es introducida por el catalogador
3.Los campos cuya información debe ser contrastada con la existente en el sistema con el fin de no crear duplicidades.
Ej. José García, Jose García, José Garcia

A continuación, se indican los campos que deben ser cumplimentados para obtener un registro catalográfico completo. Se indica el número de campo, su nombre y el tipo al que corresponde y cómo debe ser cumplimentado. No obstante, será la biblioteca correspondiente la que decida su propia política de catalogación. Editando cada plantilla se pueden definir cuáles deben ser los campos obligatorios.

Núm.Campo Descripción
000 Campo de control. No se cumplimenta manualmente
008 Campo de control. Contiene elementos de datos de longitud fija. No se cumplimenta manualmente
040 $a Agencia de catalogación
100 $a Entrada Principal – Nombre personal
110 $a Entrada Principal - Nombre corporativo. Su funcionamiento es similar al 100 $a
245 $a Título
245 $c Mención de responsabilidad: autor, editor,…
260 $c Fecha de publicación, distribución, etc.
300 $a Extensión. Formato: nº pp.
300 $b Otros detalles físicos: por ejemplo, si se trata de un documento electrónico, aquí se puede señalar el formato del mismo: pdf, ppt, etc.
440 $a Mención de serie / Entrada secundaria título.
520 $a Nota de sumario. Podemos incluir un resumen del documento que estamos catalogando
520 $b Ampliación de la nota de sumario
650 $a Materia. A los documentos podrán asociarse materias en los registros bibliográficos que permitirán hacer búsquedas y ver cuántos documentos tienen asociados.
856 $y Acceso electrónico -- Texto del enlace
856 $u Identificador uniforme del recurso URI
942 $c Koha tipo de ítem. Debemos indicar el tipo de ítem que estamos catalogando: Artículos y/o noticias, Libros, Revistas, …


Una vez cumplimentados todos los campos se pulsa el botón "guardar":

Imagen:guardar_registro.jpg

Con todos estos pasos se habrá catalogado el material que se desea, es decir, tendremos ya un registro en el catálogo. Esto no quiere decir que en el catálogo conste como que tenemos un documento físico en nuestra biblioteca. Es por eso que se deben introducir los ítems físicos en la biblioteca.

Añadir un registro MARC mediante Z39.50

Añadir registro con el protocolo Z39.50

Otra forma de añadir registros es mediante la captura de datos mediante el protocolo Z39.50. Desde la opción "Agregar Registro MARC" podemos acceder a la búsqueda por Z39.50.

Imagen:agregar registro Z.png


Realizamos la búsqueda:

Imagen: búsqueda Z39.50.png

Koha-Kobli viene con una lista predeterminada de servidores Z39.50. Esta lista puede ser modificada agregando o eliminando los servidores que desee.

Los resultados se muestran en una tabla, para importar el registro seleccionamos "Importar"

Imagen:resultados Z39.50.png

Operaciones sobre los registros MARC

Duplicar un registro MARC

Cuando se tienen varios registros o materiales que comparten información en común, se puede editar el registro y generar una copia como uno nuevo. Para ello, se realiza la búsqueda del registro y se edita como nuevo (duplicar) para así, no tener que introducir otra vez los datos que tienen en común.


Imagen:duplicar1.png


En este caso, y como ejemplo, se consrvan los datos de todas las etiquetas, excepto las de 700 en donde aparecerán los siguientes datos:


Imagen:duplicar2.png

Añadiremos un nuevo subcampo $d a la información que contiene el campo 700 – "personal name" y añadimos un nuevo encabezamiento de autor (con una autoridad que ya estaba definida previamente) en donde se muestre dicho subcampo con las fechas que acompañan al nombre.


Imagen:duplicate3.png

Fusionar registros

Cuando se guardan (save) aparece el siguiente reclamo:


Imagen:duplicate5.png


Informa que el registro está duplicado. Se le indica entonces que Guarde como un nuevo registro. Una vez guardado automáticamente mostrará una pantalla para añadir ítem.

Editar un registro bibliográfico

Se puede llegar a la opción para editar un registro de dos maneras diferentes:

1.Buscando el registro que queremos editar desde el módulo de catalogación:

Imagen:editar registro bibliografico.png

Y elegir "Editar registro":

Imagen:Edicion_registros.png


2.- Buscando un regsitro en el catálogo de la Intranet:

Imagen:editar registro_bibliográfico2.png

En cualquiera de los dos casos, seguidamente se abrirá una nueva pantalla en donde se nos mostrarán todos los campos del registro, por lo que ya se podrán modificar:

Imagen:editar registro_bibliografico3.png

Una vez realizadas las modificaciones se podrán guardar pulsando en el botón de la parte superior. "guardar"

Eliminar un registro

Para eliminar un registro se debe ir a la ficha correspondiente y elegir la opción "Eliminar registro" de la lista desplegable "Editar":

Imagen:eliminar_registro.jpg

Se pulsa aceptar en la ventana de aviso:

Imagen:aviso_eliminar_registro.jpg

E inmediatamente el registro se borra.

Si el regsitro tiene ítems asociados, la opción "Eliminar registro" de la lista desplegable "Editar" aparecerá desactivada. En ese caso se deberían eliminar los ítems asociados al registro y luego proceder a borrar el registro.

Contenido mejorado de los registros

La catalogación de un registro puede verse mejorado con lo que Koha llama "Contenido mejorado". Koha permite la configuración de ciertas variables que permiten enlazar dinámicamente el registro bibliográfico con Amazon, Google Books, OCLC...

Preferencias del sistema > EnhacedContent > Amazon
Definido aquí


Preferencias del sistema > EnhacedContent > Banèltheque
Definido aquí


Preferencias del sistema > EnhacedContent > Baker y Taylor
Definido aquí


Preferencias del sistema > EnhacedContent > Google
Definido aquí


Preferencias del sistema > EnhacedContent > Library Thing
Definido aquí


Preferencias del sistema > EnhacedContent > OCLC
Definido aquí


Preferencias del sistema > EnhacedContent > Syndetics
Definido aquí


Preferencias del sistema > EnhacedContent > Todos
Definido aquí

Añadir ítems a un registro

Hay distintas maneras de agregar ítems a un registro:

1.- Después de haber añadido un registro o de haber efectúado alguna operación sobre él , el sistema inmediatamente nos dirige a la pantalla de añadir ítems.

2.- Desde la ficha del registro. Si buscamos el registro en el catálogo, podemos acceder a "Añadir Registro" desde el menú superior.

Imagen:nuevo_item.jpg

3. O buscando el registro al que le queremos añadir ítems en el catálogo desde el módulo de catalogación:

Imagen:agregar item desde la ficha de registro.png


En la captura siguiente, indicamos los campos que deben ser rellenados para añadir un item. Imagen:agregar_item.png

Existen otros campos a rellenar: Si en Not for loan, seleccionamos staff collection: no lo recupera en el catálogo Si en Shelving Location, seleccionamos Staff office, sí lo recupera en el catálogo

Nota: Estos campos que aparecen en la pantalla anterior, pueden ser modificados (es decir, prescindir de algunos de ellos si no nos son necesarios y no se encuentran entre los campos que deben ser rellenados) desde la hoja de trabajo situandonos en el subcampo 952 y una vez alli, ocultando los subcampos que se deseen no visualizar.

Una vez rellenados los campos se nos presentará tres opciones a través de los botones situados en la parte inferior.

Imagen:botones_item.jpg

  • Agregar ítem sólo agregará un ítem
  • Agregar & Duplicar agregará el ítem y mostrará un formulario nuevo con los mismos valores para que los modifique
  • La opción Agregar varias copias le preguntará cuántas copias agregar. Al agregar varias copias el código de barras de los ítems agregados se incrementará en 1 partiendo del primer código de barras.

Operaciones sobre los ítems

Editar ítems

Para editar ítems que ya tengamos creados lo podemos hacer de distintas formas:

1. Desde el mismo registro del que queramos editar los items:

Imagen:editar_items.jpg

2. Desde la pestaña "Ítems" del registro bibliográfico:

Imagen:editar_item2.jpg

Llegaremos a la misma pantalla donde añadimos los ítems con los mismos campos que podremos editar.

Al finalizar la edición le damos al botón "Guardar cambios" y los cambios quedarán guardados.

Desde esta última pantalla hay también algunos campos que podemos editar como la "Condición del ítem", "Estado de dañado" y "Nota pública".

Adjuntar ítem

Koha permite mover los ítems de un registro a otro con la función "Adjuntar ítem".

Para djuntar un ítem debemos ir a la ficha bibliográfica y elegir la opción "Adjuntar item" del menu "Editar":

Imagen:adjuntar_item.jpg

En la siguiente pantalla nos obliga a introducir el código de barras del ítem que queremos mover:

Imagen:adjuntar_item_barcode.jpg

Introducimos el código de barras del ítem que queremos mover y aparece la siguiente ventana de aviso:

Imagen:confirmacion_adjuntar_item.jpg

En ese momento el ítem queda asociado al registro al que lo hemos adjuntado con todos sus datos incluso si está prestado. Por consiguiente desaparece del regsitro del que proviene.

Eliminar ítems

Se puede eliminar un ítem en concreto:

Acudiendo a la pestaña "Items" en la ficha bibliográfica y pulsando en el enlace "editar item" que aparece justo al lado:

Imagen:editar_item2.jpg

En ese momento nos envía a la pantalla de edicón de ítems. En dicha pantalla nos sale arriba una lista de los ítems asociados a dicho registro. Pues sólo hay que pulsar en la opción "borrar" que aparece en la primera columna:

Imagen:borrar.jpg

Pulsamos en "aceptar" en la siguiente ventana:

Imagen:ventana_borrar.jpg

Y el ítem ya estará borrado y por consiguiente ya no aparecerá en la lista de ítems.

Si el item que queremos borrar está prestado, aparecerá la siguiente ventana de aviso:

Imagen:nosepuedeborrar.jpg

También se pueden borrar todos los ítems asociados a un registro:

Desde la pantalla de registro en la opción "Eliminar todos los items" del menú "Editar":

Imagen:borrar_todoslositems.jpg

Pulsamos en "aceptar" en la siguiente ventana:

Imagen:ventana_borrar2.jpg

En el caso de que alguno de los dos items esté prestado nos aparecerá el siguiente aviso:

Imagen:nosepuedeborrar.jpg

Y borrará el ítem que no está prestado y dejará el que sí lo está.

Historial de circulación de un ítem

En la pestaña "Ítems" de la ficha del registro aparece un enlace con la opción "View item's checkout history".

Imagen:historial_item.jpg

Y nos muestra el historial:

Imagen:historial.jpg

Autoridades

El control de autoridades facilita la asignación de materias a documentos y las búsquedas por materias, autores, etc. para ver cuántos documentos tienen asociados. De manera que se garantice el uso siempre de la misma forma de los términos y tanto las descripciones como las búsquedas sean más eficientes y eficaces.

El módulo de Autoridades permite hacer las tareas propias del control de autoridad.


El módulo de autoridades funciona como el módulo de catalogación, cada autoridad debe estar descrita en formato MARC21.

Un registro de autoridad de MARC sirve para asegurar la consistencia de los registros del catálogo definiendo la forma estandarizada de los nombres:

• Personas (Autores, Editores, Editores comerciales, Ilustradores, etc)
• Títulos
• Materias
• Organizaciones (Empresas, Instituciones académicas, etc.)


Existen diversas preferencias del sistema que gestionan el módulo de Autoridades.

Administración > Preferencias del sistema > Autoridades
(Descrito aquí)


Añadir un registro de autoridad

Desde la pagina de inicio aparece la opción de ir de manera directa al módulo de Catalogación y dentro de este mismo, Autoridades. Desde ahí se muestra la siguiente pantalla:

Imagen:NUEVA AUTORIDAD.png

Para modificar las autoridades que aparecen en el desplegable, debemos hacerlo desde Administración > Tipos de autoridad

Buscador: Contiene tres desplegables que nos permite realizar combinaciones de búsqueda:

• El primero nos permite elegir el tipo de materia
• Podemos decidir la relación del texto introducido en la caja de búsqueda: contiene, empieza con, es exactamente.
• El tercer desplegable nos permite elegir la ordenación.

La presentación de los resultados recoge los siguientes datos: el nombre de la autoridad y sus relaciones; los registros bibliográficos que tiene asociados y la posibilidad de borrarla.

Imagen: resultado búsqueda autoridades.png

Al pinchar en “Nueva Autoridad”, podemos seleccionar el tipo de autoridad que queremos crear: materia, nombre corporativo, nombre de persona, nombre de reunión/congreso, nombre geográfico, término cronológico, término género/forma, título.

De todos los tipos mencionados, los más usuales son: nombre corporativo y nombre de persona.

Nombre corporativo
Núm.Campo Descripción
000 Campo de control. No se rellena manualmente
008 Campo de control. Contiene elementos de datos de largo fijo. No se rellena manualmente
040 $a Agencia de catalogación
110 $a Encabezamiento - Nombre corporativo
942 $a Uso interno Koha


Nombre personal
Núm.Campo Descripción
000 Campo de control. No se rellena manualmente
008 Campo de control. Contiene elementos de datos de largo fijo. No se rellena manualmente
040 $a Agencia de catalogación
110 $a Encabezamiento - Nombre de persona
942 $a Uso interno Koha


En cuanto a la visualización del listado de autoridades, algún tipo de autoridad presenta la característica de que se visualiza tanto el valor de los subcampos como las etiquetas asociadas a los mismos.

Se trata de un Bug de koha y por lo tanto no será editable.


Imagen:visualizacion_autoridades.png

¿Es necesaria una hoja de trabajo para cada tipo de autoridad?

Si, porque los tipos de autoridad y sus campos son exigencia de Koha. En la estructura Marc de las plantillas de autoridad existe un campo denominado "Campo de autoridad Copiado" que establece las relaciones entre los campos Koha y los campos MARC.

Imagen:relaciones_tipos de autoridad.png

De esta manera si, por ejemplo, quieres insertar una autoridad en el bibliográfico de nombre de persona cuando intentas insertarla en el campo 610 (autoridad de nombre de persona) el sistema ya te asignará que la busques en la base de datos de PERSO_NAME

Imagen:insertar_autoridad.png

Vinculación entre los registros bibliográficos y los de autoridades

¿Cómo puedo vincular campos MARC con las autoridades pertinentes?

En la plantilla de catalogación del MARC que utilizamos para catalogar el documento, podemos rellenar los campos pertenencientes a las autoridades. La captura de pantalla muestra los subcampos del campo 650 (materias)

Imagen:catalogación autoridades.png

Si la autoridad está previamente catalogada, podemos buscarla mediante el pop-up que se abre desde el subcampo $a.

Imagen:subcampo $a.png

Imagen:popup $a.png

Si la autoridad ya está creada, podemos asociarle el registro que estamos catalogando de forma más rápida. Debemos conocer el número de autoridad que el sistema Koha le ha asignado automáticamente y copiarlo en el subcampo $9 RLIN. Debemos rellenar también el subcampo $a para que el nombre de la autoridad aparezca en la visualización del registro.


Imagen:RLIN $a.png

Puede presentarse algunas ocasiones en las que se desee vincular un determinado campo con el plugin pertinente y éste no se encuentre habilitado . Por ejemplo que queramos asignarle el titulo uniforme al campo 240 o al campo 240 del registro MARC.En este caso los pasos a seguir son los siguientes:

1.- Se abre la hoja de trabajo en la que se desee efectuar la modificación. Por ejemplo la hoja de trabajo de libros.

2.- Se busca el campo en cuestión.Por ejemplo el 240. Se pulsa sobre editar, y en el subcampo que se desee modificar se le asigna los valores como se visualiza en la imagen


Imagen:habilitar_autoridades.png

Variables relacionadas

Las relaciones entre registros y autoridades se pueden configurar desde estas variables, a través del módulo de  preferencias globales del sistema:
1. Preferencias del sistema>Autoridades>BiblioAddsAuthorities
Al añadir un nuevo registro, permite comprobar si existe una autoridad ya creada y 
crea una nueva en el caso que no exista. 2. Preferencias del sistema>Autoridades>dontmerge Si está activada, la modificación de un registro de autoridad no implica la actualización de
los registros bibliográficos asociados. Es preferible que se encuentre desactivada (OFF)
.

¿Cómo se puede habilitar el subcampo 9 (RLIN) en el caso en que no se encuentre habilitado?

Si cuando vamos a asignar una autoridad a un registro bibliográfico, nos encontramos con el hecho de que no podemos asignarle dicha autoridad ya que el subcampo 9 (RLIN) no se encuentra habilitado como es el caso que se muestra a continuación:


Imagen:RLIN.png


Entonces tendremos que ir a configurar de nuevo los subcampos de la pantilla que queramos modificar.

Para ello tendremos que ir a Administración> Hojas de trabajo bibliográficas MARC y elegir la plantilla que queramos modificar.

Después habrá que pulsar en Estructura MARC, buscar la etiqueta que queramos modificar y pulsar en subcampos.

Se nos mostrará una relación de los subcampos de la etiqueta en cuestión y habrá que pulsar en Editar subcampos. Nos aparecerá una pantalla como esta:

Imagen:restricciones_subcampo_RLIN.png

Y habrá que cambiar el valor "ignore" por el valor 1 correspondiente a los subcampos 100.

Repositorio local

Kobli dispone de un repositorio local, en dicho repositorio se pueden almacenar tanto imágenes como texto que se asocian a un registro MARC.

Cuando en el módulo de catalogación nos disponemos añadir un nuevo registro:

Imagen:nuevo_reg.jpg

Kobli nos muestra la siguiente pantalla con los campos de la plantilla que hemos seleccionado, en este caso la predeterminada:

Imagen:repositorio.jpg

Se observa el campo "Cover Image" y "Additional Document". En el primero puede subirse una imagen vinculada al registro MARC que vamos a catalogar a continuación, y en el segundo se puede añadir un archivo de texto.

Los extensiones de los archivos que el sistema acepta son .jpg, .jpeg, .gif y . png. y el archivo no puede pesar más de 10MB.

En cambio el "Additional Document" no tiene restricciones en cuanto a la extensión del archivo, aunque como indica en la pantalla no debe pesar más de 10MB.

En el caso de que importemos el registro MARC desde un servidor remoto mediante el protocolo Z39.50, El documento y/o la imagen se pueden añadir una vez se ha importado el registro.

Imagen:remoto.jpg

Las preferencias del sistema que controlan el Repositorio local son las siguientes:

Preferencias del sistema > Contenido mejorado > Local Respository

Imagen:preferencias.jpg

Preferencias del sistema que manejan el módulo de catalogación

Estan ubicadas en la Intranet de Kobli en la siguiente ruta:

Inicio > Preferencias del sistema > Catalogación

Y se hallan definidas en la wiki en su correspondiente apartado.

Herramientas personales